Policies and Procedures

Privacy Notice

Estuary Group Practice is the controller for personal information we process. The practice is is committed to protection your personal information and respecting your privacy.  We have a legal duty to explain how we use personal information about you as a registered patient at the practice

What Information do we collect about you?

We will collect information about you and in relation to your health and health care services you have received.  This will include personal information such as your NHS number, name, address, contact information, date of birth, and next of kin. 

We will also collect sensitive personal information about you (also known as special category data) which includes information relating to your health (appointment visits, treatments information, test results, X-rays or reports), as well as information relating to your sexual orientation, race or religion. 

All the above information we collect and hold about you forms part of your medical record and is primarily held to ensure you receive the best possible care and treatment. 

We may also collect your personal image on surgery CCTV when you attend the practice premises.

How is your personal data collected?

The information we hold is collected through various routes; these may include:

  • Direct interactions with you as our patient, when you register with us for care and treatment, during consultations with practice staff and when you subscribe to services for example, newsletters, text messaging, telephone recordings, creating an account for online services.

  • Indirectly from other health care providers.  When you attend other organisations providing health or social care services for example out of hours GP appointments or visits to A&E and some interactions with Social Care, they will let us know so that your GP record is kept up to date.

  • Through wearable monitoring devices such as blood pressure monitors

  • When your image is captured on practice CCTV Cameras

  • Automated technologies such as when you interact with our website, we may automatically collect data about your equipment, browsing actions and patterns.  This is collected using cookies, for further information about how we use cookies please see our cookie policy. 

How do we use your information?

The Information we collect about you is primarily used for your direct care and treatment but may also be used for:

  • The management of healthcare services

  • Participation in National Screening Programmes

  • National Data Collection Requirements

  • Medical research and clinical audit

  • Legal requirements

  • Security and Safety of our staff and premises

We will not share your information with any third parties for the purposes of direct marketing.

Partners we may share your information with

We may share your information, subject to agreement on how it will be used with the following organisations:

  • NHS Trusts / Foundation Trusts/Health Boards

  • Other GP’s such are those GP Practices as part of a cluster

  • Out of hours providers

  • Diagnostic or treatment centres

  • Independent Contractors such as dentists, opticians, pharmacists

  • Private Sector Providers

  • Ambulance Trusts

  • Social Care Services

  • NHS Wales Informatics Services

  • NHS Wales Shared Services

  • Health and Care Research Wales

  • Public Health Wales

  • Healthcare Quality and Improvement Partnership

  • Local Authorities

  • Education Services

  • Fire and Rescue Services

  • Police & Judicial Services

  • Voluntary Sector Providers

We may also use external third-party companies (data processors) to process your personal information.  These companies will be bound by contractual agreements to ensure information is kept confidential and secure.  This means that they cannot do anything with your personal information unless we have instructed them to do it.  They will not share your personal information with any organisation apart from us.  They will hold it securely and retain it for the period we instruct. 

Please open the below documents  for more information;

Freedom of Information Policy

Freedom of Information quick reference guide

Freedom of Information Act from the ICO

Privacy Information Leaflet

Rhybudd preifatrwydd

Ymarfer Grŵp Aber. Y rheolwr ar gyfer gwybodaeth bersonol a broseswn. Mae'r practis wedi ymrwymo i amddiffyn eich gwybodaeth bersonol a pharchu'ch preifatrwydd. Mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i egluro sut rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi fel claf cofrestredig yn y practis.

Pa Wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu amdanoch chi?

 

Byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch chi ac mewn perthynas â'ch gwasanaethau iechyd a gofal iechyd a gawsoch. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol fel eich rhif GIG, enw, cyfeiriad, gwybodaeth gyswllt, dyddiad geni, a pherthynas agosaf.

Byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth bersonol sensitif amdanoch chi (a elwir hefyd yn ddata categori arbennig) sy'n cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â'ch iechyd (ymweliadau apwyntiad, gwybodaeth am driniaethau, canlyniadau profion, pelydrau-X neu adroddiadau), yn ogystal â gwybodaeth sy'n ymwneud â'ch cyfeiriadedd rhywiol , hil neu grefydd.

Mae'r holl wybodaeth uchod yr ydym yn ei chasglu a'i chadw amdanoch yn rhan o'ch cofnod meddygol ac fe'i cedwir yn bennaf i sicrhau eich bod yn derbyn y gofal a'r driniaeth orau bosibl.

Efallai y byddwn hefyd yn casglu eich delwedd bersonol ar deledu cylch cyfyng llawfeddygaeth pan fyddwch chi'n mynychu adeilad y practis.

Sut mae'ch data personol yn cael ei gasglu?

 

Cesglir y wybodaeth sydd gennym trwy amrywiol lwybrau; gall y rhain gynnwys:

  • Rhyngweithiadau uniongyrchol â chi fel ein claf, pan fyddwch chi'n cofrestru gyda ni i gael gofal a thriniaeth, yn ystod ymgynghoriadau â staff y practis a phan fyddwch chi'n tanysgrifio i wasanaethau er enghraifft, cylchlythyrau, negeseuon testun, recordiadau ffôn, gan greu cyfrif ar gyfer gwasanaethau ar-lein.

  • Yn anuniongyrchol gan ddarparwyr gofal iechyd eraill. Pan fyddwch chi'n mynychu sefydliadau eraill sy'n darparu gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol, er enghraifft apwyntiadau meddygon teulu y tu allan i oriau neu ymweliadau ag adrannau damweiniau ac achosion brys a rhai rhyngweithio â Gofal Cymdeithasol, byddant yn rhoi gwybod i ni fel bod eich cofnod meddyg teulu yn cael ei ddiweddaru.

  • Trwy ddyfeisiau monitro gwisgadwy fel monitorau pwysedd gwaed

  • Pan fydd eich delwedd yn cael ei chipio ar Camerâu teledu cylch cyfyng ymarfer

  • Technolegau awtomataidd megis pan fyddwch yn rhyngweithio â'n gwefan, efallai y byddwn yn casglu data am eich offer yn awtomatig, yn pori gweithredoedd a phatrymau. Cesglir hwn gan ddefnyddio cwcis, i gael mwy o wybodaeth am sut rydym yn defnyddio cwcis gweler ein polisi cwcis.

Sut ydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth?

 

Defnyddir y Wybodaeth a gasglwn amdanoch yn bennaf ar gyfer eich gofal a'ch triniaeth uniongyrchol ond gellir ei defnyddio hefyd ar gyfer:

  • Rheoli gwasanaethau gofal iechyd

  • Cymryd rhan mewn Rhaglenni Sgrinio Cenedlaethol

  • Gofynion Casglu Data Cenedlaethol

  • Ymchwil feddygol ac archwiliad clinigol

  • Gofynion cyfreithiol

  • Diogelwch ein staff a'n hadeiladau

 

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw drydydd partïon at ddibenion marchnata uniongyrchol.

Partneriaid efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth, yn amodol ar gytundeb ar sut y bydd yn cael ei defnyddio gyda'r sefydliadau canlynol:

  • Ymddiriedolaethau GIG / Ymddiriedolaethau Sylfaen / Byrddau Iechyd

  • Meddygon teulu eraill yw'r Meddygfeydd Teulu hynny fel rhan o glwstwr

  • Darparwyr y tu allan i oriau

  • Canolfannau diagnostig neu driniaeth

  • Contractwyr Annibynnol fel deintyddion, optegwyr, fferyllwyr

  • Darparwyr Sector Preifat

  • Ymddiriedolaethau Ambiwlans

  • Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol

  • Gwasanaethau Gwybodeg GIG Cymru

  • Gwasanaethau a Rennir GIG Cymru

  • Ymchwil Iechyd a Gofal Cymru

  • Iechyd Cyhoeddus Cymru

  • Partneriaeth Ansawdd a Gwella Gofal Iechyd

  • Awdurdodau lleol

  • Gwasanaethau Addysg

  • Gwasanaethau Tân ac Achub

  • Gwasanaethau Heddlu a Barnwrol

  • Darparwyr Sector Gwirfoddol

Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio cwmnïau trydydd parti allanol (proseswyr data) i brosesu eich gwybodaeth bersonol. Bydd y cwmnïau hyn yn rhwym wrth gytundebau cytundebol i sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chadw'n gyfrinachol ac yn ddiogel. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth â'ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i'w wneud. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni. Byddant yn ei ddal yn ddiogel ac yn ei gadw am y cyfnod a gyfarwyddwn.

Agorwch y dogfennau uchod i gael mwy o wybodaeth